Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.11.2022/Pykälä 313

Kaupunginhallitus 07.11.2022 § 313 

623/00.01.00.00/2022 

Valmistelu Valmistelu: hallinto- ja kehitysjohtaja Jukka Vilen, talouspäällikkö Katri Heberg, henkilöstöpäällikkö Jani Koskela

 Talous- ja palkkahallintopalvelujen nykytilanne

Kemin kaupungin talouspalveluiden kirjanpidossa ja maksuliikenteessä työskentelee 5 henkilöä. Palkanlaskentaa hoitaa kuusi henkilöä, joista kaksi siirtyy hyvinvointialueelle vuoden vaihteessa. Taloushallintopalvelujen kustannukset tällä hetkellä ovat noin 460 000 euroa pitäen sisällään n. 140 000 euroa tietojärjestelmäkustannuksia. Palkkahallinnon kustannukset ovat n. 270 000 euroa, josta tietojärjestelmäkustannuksia n. 100 000 euroa. Sekä kirjanpidon että palkanlaskennan ohjelmistot ostetaan CGI:ltä.

Talous- ja palkkahallintopalvelujen järjestäminen tulevaisuudessa

Kemin kaupunginvaltuusto käsitteli kaupungin talousohjelmaa kokouksessaan 2.5.2022 § 40. Keskusviraston osalta tehtiin päätös siitä, että kirjanpito, maksuliikenne ja palkanlaskenta ulkoistetaan koko konsernin tasolla. Liikkeenluovutuksella kaupungilta siirtyisi 10 henkilötyövuotta ja arvioitu säästö olisi 90 000 euroa. Talousvaikutuksen lisäksi tavoitteena on parantaa osaamisen saatavuutta ja vähentää haavoittuvuutta palvelutoiminnan turvaamisessa. Valmistelu tuli toteuttaa vuoden 2022 loppuun mennessä, jotta TAE-23 voidaan valmistella tämän pohjalta.

Niin talous- kuin palkkahallinnossa digitalisaatiota ja robotiikkaa hyödynnetään tulevaisuudessa toiminnan tehostamiseksi, mutta niiden kehittäminen kaupungin omana toimintana vaatisi resurssia sekä erityisosaamista ja tällaisten kehittämisprojektien läpivienti muutaman henkilön organisaatiota varten olisi suhteettoman työlästä ja kallista. Isommassa organisaatiossa kehittämistoiminnan resurssoinnille on paremmat mahdollisuudet. Palvelun ostamisella ulkoiselta palveluntuottajalta voidaan merkittävästi pienentää henkilöriskiä, saadaan käyttöön laajat ja monipuoliset asiantuntijaresurssit ja laaja yhteistyöverkosto sekä taataan henkilöstölle paremmat mahdollisuudet osaamisen kehittämiseen ja uravaihtoehtoihin.

Vastuu sekä osaaminen strategisesta taloussuunnittelusta sekä rahoitukseen ja takauksiin liittyvät asiat tulee säilyttää kaupungin omana toimintana.

Kaupunginhallitukselle esiteltiin alustaviin hintatiedusteluihin saatuja vastauksia kesäkuussa ja valmistelua päätettiin jatkaa in-house hankintana Sarastia Oy:n kanssa. Jatkovalmistelun myötä syntyvät sopimukset tulee hyväksyä kaupunginhallituksessa.

Sarastia Oy on kuntien omistama talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuottaja.  Kemin kaupunki on yksi Sarastian omistajista. Sarastian tytäryhtiö Suomen Kuntaperintä Oy hoitaa kaupungin perintäpalvelut. Sarastia Oy on omistajakuntiinsa nähden ns. in-house -asemassa.

Tarkentavissa neuvotteluissa on käyty läpi kaupungin ja palveluntuottajan vastuunjakotaulukot sekä hinnoitteluperusteet.

Sarastia on sitoutunut siihen, että Kemiin perustetaan toimipiste siirtyvälle henkilöstölle. Siirto tehdään liikkeenluovutuksena eli henkilöstö siirtyy vanhoina työntekijöinä 1.1.2023. Vuoden 2023 ajan olisi käytössä kaupungin nyt käytössä olevat ohjelmistot ja ohjelmistosiirrot toteutettaisiin vuoden 2023 aikana. Ohjelmistosiirroista aiheutuu vuodelle 2023 kertaluonteisia järjestelmämuutoskustannuksia, jotka lisäävät kertaluonteisia kaupungin kustannuksia alustavan arvion mukaan 300 000 (investointimeno).

Valmistelussa on huomioitu viime aikoina julkisuudessa esillä olleita Sarastian ohjelmistoihin ja toimintaan liittyviä haasteita. Riskit on tunnistettu ja ne otetaan jo ennalta huomioon omaa toimintaa resurssoimalla ja kehittämällä.

Talousohjelmassa arvioitiin, että siirtyvää henkilöstöä olisi 10. Taloushallinnosta on yksi henkilö irtisanoutunut ja palkkahallinnosta yksi henkilö jää eläkkeelle eli siirtyvän henkilöstön määrä on kahdeksan. Talousohjelmassa arvioitiin vuosittaiseksi säästöksi  90 000 euroa.

Arvio talous- ja palkkahallinnon nettokäyttökustannuksista ja liikkeenluovutuksen myötä saatavista säästöistä.

 Liitteenä puitesopimus, palvelusopimus ja tietojenkäsittelysopimus

Sopimusten liitteet nähtävillä kokouksessa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Matti Ruotsalainen

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää osana kaupungin talouden sopeutusohjelmaa:
1.hankkia talous- ja palkkahallintopalvelut in-house -hankintana Sarastia Oy:ltä 1.1.2023 alkaen.
2.hyväksyä puite-, palvelu- ja tietojenkäsittelysopimukset.
3.hyväksyä henkilöstön siirron vanhoina työntekijöinä.
4.ohjeistaa konserniyhtiöitä ryhtymään valtuuston 2.5.2022 § 40 päätöksen mukaisiin toimiin talous- ja palkkahallintopalveluiden osalta.
5.oikeutttaa kaupunginjohtajan tarvittaessa täsmentämään sopimuksiin teknisluonteisia muutoksia.

Päätös Talouspäällikkö Katri Heberg ja henkilöstöpäällikkö Jani Koskela esittelivät asiaa kokouksessa.
Kaupunginhallitus päätti osana kaupungin talouden sopeutusohjelmaa:
1.hankkia talous- ja palkkahallintopalvelut in-house -hankintana Sarastia Oy:ltä 1.1.2023 alkaen.
2.hyväksyä puite-, palvelu- ja tietojenkäsittelysopimukset.
3.hyväksyä henkilöstön siirron vanhoina työntekijöinä.
4.ohjeistaa konserniyhtiöitä ryhtymään valtuuston 2.5.2022 § 40 päätöksen mukaisiin toimiin talous- ja palkkahallintopalveluiden osalta.
5.oikeutttaa kaupunginjohtajan tarvittaessa täsmentämään sopimuksiin teknisluonteisia muutoksia.