Meri-Lapin musiikkitoimen yhteislautakunta
Pöytäkirja 27.02.2024/Pykälä 9

Meri-Lapin musiikkitoimen yhteislautakunta 27.02.2024 § 9 

64/00.01.03/2024 

Valmistelu Hyvinvointijohtaja Kaisa Rauvala, vapaa-aikapäällikkö Marke Rautiala

Kemin kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 22.1.2024 § 21 pyytää musiikkitoimen yhteislautakunnalta selvityksen lautakunnan työskentelystä vuosilta 2021-2023 sekä selvityksen miksi yhteislautakunta ei noudata kaupungin ohjeistusta. Selvitys tulee toimittaa helmikuun 2024 loppuun mennessä.

Meri-Lapin musiikkitoimen yhteislautakuntaan kuuluu 8 jäsentä. Kemin kaupunginvaltuusto valitsee lautakuntaan 3 jäsentä, Tornion kaupunginvaltuusto 2 jäsentä ja Keminmaan, Simon ja Tervolan kunnanvaltuustot kukin 1 jäsenen. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Kemin kaupunginvaltuusto nimeää lautakunnan varsinaisista jäsenistä puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.

Meri-Lapin musiikkitoimen yhteislautakunnan kokouksia on suunniteltu pidettäväksi kaksi keväällä ja kaksi syksyllä. Yhteislautakunta on päättänyt kokousajat  etukäteen. Vuonna 2021 kokouksia oli 7, 2022 vuonna 4 ja 2023 kaikkiaan 7. Kaikki kokoukset ovat laillisesti kokoonkutsuttuja.

Vuonna 2021 kevätkaudella oli 3 kokousta ja syksyllä 4. Vuoden 2022 kokoukset pidettiin suunitellusti ja kaikki kokoukset olivat päätösvaltaisia. Vuoden 2023 seitsemästä kokouksesta kolme oli sellaista, jotka eivät olleet päätösvaltaisia (24.5.,7.6 ja 29.11.) Kemin kaupunki lähetti 9.6.2023 ylikunnallisen toimielimen osallistujakuntiin kirjeen, jossa muistutettiin kuntia huolehtimaan siitä, että Meri-Lapin musiikkitoimen yhteislautakunnan jäsenet tai heidän varajäsenensä  osallistuvat kokouksiin. Jokainen järjestetty kokous aiheuttaa kuluja, kuten esimerkiksi kokouspalkkiot ja tarjoilut sekä viranhaltijoiden käyttämä työaika kokousasiakirjojen valmisteluun.

Kokousasioiden valmistelu- ja esittely perustuvat Kemin kaupungin hallintosääntöön. Asioiden virkavalmistelu tehdään käytettävissä olevan tiedon pohjalta hyvän hallinnon edellyttämällä tavalla. Keskimäärin lautakunnassa käsitellaan16 pykälää vuodessa, lukuun ei ole laskettu aloituspykäliä.

Meri-Lapin musiikkitoimen yhteislautakunta antaa oman selvityksen asiasta.

Esittelijä Vapaa-aikapäällikkö Marke Rautiala

Päätösehdotus Meri-Lapin musiikkitoimen yhteislautakunta merkitsee valmistelun tiedoksi ja antaa osaltaan pyydetyn selvityksen kaupunginhallitukselle lautakunnan työskentelystä ja ohjeistusten noudattamisesta vuosilta 2021-2023.

Päätös Meri-Lapin musiikkitoimen yhteislautakunta merkitsi valmistelun tiedoksi ja antaa osaltaan alla olevan selvityksen kaupunginhallitukselle lautakunnan työskentelystä ja ohjeistusten noudattamisesta vuosilta 2021-2023.

Kemin kaupungin organisaatiouudistus 2021 aiheutti epäselvyyttä lautakunnan työskentelyn alkaessa. Kokousjärjestelyiden suhteen jäsenten tulee aktivoitua varajäsenten kutsumisessa kokousten saattamiseksi päätösvaltaiseksi. Asiassa on ollut epäselvyyttä. Lautakunta ei koe, että olisi laiminlyönyt tehtäviään tai päätöksentekoaan. Asia on todennettavissa pöytäkirjoista. Jokainen kunta osallistuu edustajallaan päätöksentekoon ja tulee kuulluksi hyvässä hengessä. Lautakunnan jäsenistössä on tapahtunut henkilöstövaihdoksia kyseisinä vuosina joten kaikilta osin ei vastausta pystytä antamaan. Joiltain osin Kemin kaupungin ohjeistus ja hallintosääntö antaa yhteistyökuntiin epäselvän kuvan ja niitä on syytä tarkentaa. Lautakunta kokee, että erillinen johtosääntö olisi selkeämpi vaihtoehto tulevaisuutta ajatellen. Ohjeistusten noudattamisen suhteen lautakunta kokeen, että ovat oikeutettuja tekemään itsenäisiä päätöksiä. Lautakunta on selvitellyt valtakunnallista käytäntöä orkestereiden henkilöstöhallinnon hoitamisessa ja kaipaa Kemin kaupungilta selkeämpää ohjeistusta työvapaiden anomisessa.