Lupajaosto
Esityslista 18.12.2025/Asianro 121

Lupajaosto 18.12.2025    

652/10.05.01/2025 

Valmistelu  Johtava rakennustarkastaja Mika Tiiro

Sähköisen arkistointiin siirtyminen

Uusi rakentamislaki astuu vaiheittain voimaan vuosien 2025 ja 2026 alussa. Laki vaatii, että kaikki rakennuslupahakemukset otetaan vastaan koneluettavassa muodossa. Toisin sanoen, luvanhakijalla on oikeus jättää hakemus sähköisessä muodossa ja näin paperin käytöstä on luovuttava.

2026 alussa uusi rakentamislaki vaatii lisäksi, että sähköiseen lupahakemukseen täytyy voida liittää tietomallimuotoinen suunnitelma (BIM, ifc-tiedosto) ja kunnan on kyettävä ottamaan se vastaan ja myös arkistoimaan se sähköisesti.

Kansallisarkisto on antanut 22.12.2021 määräyksen (KA/15906/07.01.01.00/2021) arkistoitavien asiakirjojen säilytystavasta eli säilytysmuodosta arkistolain 8.3, 11 ja 14 a §:ien nojalla. Määräys edellyttää, että lähtökohtaisesti kaikki 1.1.2022 alkaen arkistoitavat eli arkistolain mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa, eikä niitä enää tulosteta analogiseen muotoon. Arkistolaitoksen erillistä sähköisen säilyttämisen lupaa ei määräyksen johdosta tarvitse enää hakea.

Määräyksen mukaan 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat (paperi) on muutettava sähköiseen muotoon siten, että niiden säilyvyys sähköisessä muodossa on varmistettu. Määräys kohdistuu keskeisesti tietojärjestelmissä tuotettuihin ja talteen otettaviin asiakirjoihin. Määräys kytkeytyy tiedonhallintalain (906/2019) 19 §:n vaatimukseen pysyvästi säilytettäväksi tai arkistoitavaksi määrättyjen tiedonhallintayksikölle (viranomaiselle) analogisessa muodossa saapuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisesta (skannaus/ digitointi) ja tietoaineistojen saatavuuden, luotettavuuden ja eheyden varmistamisesta. Viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisenä.

Esittelijä Johtava rakennustarkastaja Mika Tiiro

Päätösehdotus Lupajaosto päättää ottaa käyttöön 1.1.2026 alkaen lupapisteen sähköisen arkistoinnin.

Päätös