Lupajaosto
Pöytäkirja 21.12.2023/Pykälä 131

Lupajaosto 16.11.2023 § 123 

Valmistelu vs. Johtava rakennustarkastaja Virpi Mäki-Iso

Liitteenä Työ- ja elinkeinoministeriön 26.10.2023 päiväämä oikaisuvaatimus koskien Kemin kaupungin (rakennusvalvonnan) asiakirjojen antamisesta aiheutuvasta maksuista.

Esittelijä Vs. Johtava Rakennustarkastaja Virpi Mäki-Iso

Päätösehdotus Merkitään oikaisuvaatimus tässä vaiheessa tiedoksi ja annetaan vastine joulukuun lupajaoston kokouksessa.

 Muuta huomioitavaa:

 Viranomaispalvelut on tiedottanut sähköpostilla 7.11.2023 Työ- ja Elinkeinoministeriötä asian käsittely aikataulutuksesta.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotus.

Lupajaosto 21.12.2023 § 131 

589/03.03/2023 

Valmistelu vs. Johtava rakennustarkastaja Virpi Mäki-Iso

Esittelijä Rakennustarkastaja Virpi Mäki-Iso

 Tausta

 TEM on pyytänyt sähköpostitse Kemin kaupungilta kolmelle yritykselle myönnettyjä rakennuslupapäätöksiä. Asiakirjatilauksen sisältöä ja siitä aiheutuneita kustannuksia on tarkennettu sähköpostikeskustelulla.

 Kemin kaupungin rakennusvalvonta on toimittanut asiakirjatilauksen mukaisesti asiakirjat ja laskuttanut niistä voimassa olevan rakennusvalvonnan arkisto- ja kopiointipalveluista perittävät maksut lupajaoston 16.2.2023 § 16 päätöksen mukaisesti. TEM on maksanut Kemin kaupungin laskuttaman laskun asiakirjojen toimittamisesta.

 Kemin kaupungin rakennusvalvonnalla ei ole käytössään virallista sähköistä arkistoa. Rakennusluvat hakemuksineen, päätöksineen, suunnitelmineen ja muine liitteineen arkistoidaan paperiarkistoon lupakohtaiseen nippuun.

 Rakennusvalvonta on vasta Lupapisteen käyttöönoton yhteydessä vuoden 2018 alusta alkaen skannannut kaikki paperisena saapuvat rakennuslupa- asiakirjat sähköiseen muotoon käyttämäänsä rakennusvalvontaohjelmistoon Louheen.

 Pyydetyt asiakirjat olivat ennen vuotta 2018 päätettyjä rakennuslupapäätöksiä ja näin ollen ne tuli hakea kyseessä olevan luvan paperisista asiakirjoista ja skannata sähköiseen muotoon.

 Pyydettyjen asiakirjojen hakemiseen (15 rakennuslupapäätöstä), oikean asiakirjan valitsemiseen lupa-asiakirjoista ja skannaamiseen palvelusihteerillä meni n. 3 h . Voimassa olevassa hinnastossa ei ole huomioitu sitä, jos aineistopyyntö käsittää monta erillistä lupaa, jolloin hinnaston mukainen tiedohaku €/lupa voi muodostua kohtuuttomaksi asiakkaalle.

 Hinnastossa puhutaan asiakirjasta ja samassa yhteydessä sivusta, lisäksi hinnastossa sähköisen asiakirjan (sähköisessä käyttöarkistossa olevat asiakirjat, joita ovat rakennusvalvonnan mikrofilmikorttien digitaalinen versio) sekoittaminen skannattaviin asiakirjoihin on mahdollista. Asiakas voi saada erheellisen käsityksen luettuaan hinnastoa. Asiakirjojen toimittamisesta tehdyistä laskutuksista ei ole muutoin jätetty oikaisuvaatimuksia, vaikka asiakirjatilauksia tulee viikossa n. 5-10 kpl. Hinnaston voimassa olon aikana ei ole tullut laajoja usean rakennusluvan sisältäviä aineistopyyntöjä.

 Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon tai asiakirjan hausta voidaan periä tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettu maksu. Hallintosäännössä on annettava tarpeelliset määräykset asiakirjoista perittävistä lunastuksista sekä asiakirja- ja tietopyynnöissä perittävistä maksuista.

 Kemin kaupungin kaupunginvaltuuston 14.6.2021 § 75 hyväksymän hallintosäännön kohdan 21.1.2 (Lupajaoston ratkaisuvalta) mukaan lupajaosto päättää toimialallaan maksuista ja taksoista, mikäli ne eivät kuulu muulle viranomaiselle.

Päätösehdotus Lupajaosto päättää kumota nykyisen rakennusvalvonnan käyttämän arkisto- ja kopiointipalveluista perittävät maksut ja laskuttaa jatkossa asiakirjapyynnöt Kemin kaupunginhallituksen 20.11.2006 § 579 hyväksymän päätöksen mukaisesti. 

Hyvitetään TEM:iltä peritystä laskusta 397,50 €

 Perustelut:

 Toimitetut asiakirjat ovat vaatineet rakennusvalvonnalta erityistoimenpiteitä, ja näin ollen niistä on voitu periä maksu.

Rakennusvalvonnan arkisto- ja kopiointipalveluista perittävät maksu  TEM:lle on muodostunut kohtuuttoman suureksi ja maksuperusteiden on todettu sisältävän epäkohtia.

 Kemin kaupunginhallituksen 20.11.2006 § 579 hyväksymä asiakirjojen lunastamisesta ja lähettämisessä noudatettavat maksut on edelleen voimassa.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotus.