Kaupunginvaltuusto
Pöytäkirja 30.01.2023/Pykälä 3

Kaupunginhallitus 09.01.2023 § 6 

Valmistelu Hallinto- ja kehitysjohtaja Jukka Vilen 21.12.2022:

Hallintosäännön 61 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa kemin kaupungin tiedonhallinnan toteuttamisesta ja mm. tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuntamisesta ja saavutettavuudesta.

Kuntalain 107 §:n mukaan toimielimen kokouksesta ja päätöksistä on laadittava pöytäkirja. Kuntalaissa ei kuitenkaan säädetä pöytäkirjan sisällöstä, vaan kunnan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset pöytäkirjan sisällöstä, allekirjoittamisesta ja tarkastamisesta. Päätösten merkitseminen pöytäkirjaan varmistaa asiasisällön säilymisen muuttumattomana. Allekirjoituksella pitää pystyä riittävän luotettavalla tavalla osoittamaan myöhemmin allekirjoittajan henkilöllisyys sekä allekirjoittajan tahdonilmaisun muuttumattomuus.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 16 §:n mukaan päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti, ellei muussa laissa toisin säädetä. Päätösasiakirjan sähköisille allekirjoituksille asetetaan laissa laadullisia vaatimuksia. Viranomaisen on allekirjoitettava asiakirja joko kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tai muuten sellaisella tavalla, että asiakirjan alkuperäisyydestä ja eheydestä voidaan varmistautua. Alkuperäisyydellä tarkoitetaan allekirjoittajan henkilöllisyyden tunnistamista ja eheydellä asiakirjan muuttumattomuutta.

Viranomainen vastaa siitä, että sähköinen asiakirja on luotettava ja ehjä. Keskusvirastossa on valmisteltu käyttöön otettavaksi päätöspöytäkirjojen sähköinen allekirjoitus ja siihen liittyvä allekirjoituspalvelu. Järjestelmä on toiminnallinen ja intergroitu osa kaupungilla käytettävää Innofactor Oy:n Dynasty 10-asianhallintajärjestelmätuotetta. Innofactor allekirjoituspalvelu on selaimella käytettävä palvelu, jossa voi tehdä kehittyneitä ja hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia. Allekirjoituspalvelua voidaan käyttää sekä sisäisiin että kolmannen osapuolien allekirjoitusta vaativiin ulkoisiin sähköisiin allekirjoituksiin.

Allekirjoituspalvelussa voidaan allekirjoittaa kaikki Dynastyyn laaditut viranhaltijoiden päätökset, asiakirjahallinnan yleisasiakirjat, toimielinten kokousten pöytäkirjat ja sopimushallinnan sopimukset. Käyttöön otettu allekirjoituspalvelu täyttää sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 16 §:ssä asetetut laatuvaatimukset ja lainsäädännön edellytykset asiakirjan alkuperäisyydestä, luotettavuudesta ja eheydestä. Sähköisen allekirjoituspalvelun myötä viranhaltijat ja luottamushenkilöt voivat allekirjoittaa pöytäkirjan muuallakin kuin kaupungintalolla.

Kansallisarkiston 22.12.2021 antaman määräyksen mukaan vuoden 2022 alusta alkaen asiakirjat on mahdollista arkistoida pelkästään sähköisessä muodossa. Myös tiedonhallintalain (906/2019) 19 §:n vaatimuksen mukaisesti julkishallinnon viranomaisen laatimat asiakirjat on säilytettävä sähköisenä 1.1.2022 alkaen. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto on välttämätöntä vuoden 2023 vaihteessa Kemin kaupungisssa käyttöön tulevan sähköisen arkiston vuoksi. Tämän jälkeen asiakirjoja voi allekirjoittaa ainoastaan sähköisesti. Päätöspöytäkirjojen sähköisen allekirjoituksen käyttöönotolla vähennetään paperiasiakirjojen määrää kestävällä tavalla ja hyödynnetään viranomaisen asiakirjojen sähköistä arkistointia arkistolain- ja tiedonhallintalainsäädännön määräysten mukaisesti. Sähköinen allekirjoitus ei ole paikkasidonnainen toimenpide, mikä säästää allekirjoittajien aikaa ja hallinnon resursseja. Tämä edellyttää kaikilta luottamushenkilöiltä ja viranhaltijoilta sitoutumista toimia sähköisen allekirjoituspalvelun edellyttämällä toimintatavalla.

Asiakirjan allekirjoittajalla tulee olla mahdollisuus vahvaan tunnistautumiseen joko pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen kautta. Allekirjoittajien on huolehdittava omalta osaltaan tietoturvasta ja henkilötietojen tietosuojasta, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että viestintä- ja päätelaitteet tulee suojata niin, että ulkopuolisilla ei ole mahdollisuutta päästä tallentamaan allekirjoittajan tunnuksilla asiakirjoja
tai tarkastelemaan niitä allekirjoitus- ja tarkastustilanteessa.

Kun toimielimen pöytäkirja on valmis asianhallintajärjestelmässä, se lähetetään sähköisesti allekirjoitettaviksi toimielimen puheenjohtajalle. Puheenjohtajan rooli toimielimen pöytäkirjan oikeellisuuden tarkastamisessa korostuu, lisäksi pöytäkirjatarkastajien tulee noudattaa tarkastamiseen annettua aikaikkunaa. Puheenjohtajan tarkistuksen jälkeen asiakirja etenee pöytäkirjantarkastajille. Pöytäkirjan tarkastajat saavat sähköpostiinsa linkin allekirjoituspalveluun, kirjautuvat allekirjoituspalveluun vahvan tunnistautumisen kautta, suorittavavat pöytäkirjan ja liitteiden tarkastuksen ja allekirjoittavat asiakirjan verkkopalvelussa. Hyväksytyn allekirjoituskierron jälkeen asiakirjaan muodostuu allekirjoitussivu ja asiakirjat tallentuvat Dynasty-asianhallintajärjestelmään, jonka jälkeen ne tarvittaessa julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Mikäli puheenjohtaja tai pöytäkirjantarkastaja ei hyväksy pöytäkirjaa se tulee hylätä ja allekirjoitusprosessi keskeytyy mahdollisten korjausten ajaksi.

Kaupunginkanslia ohjeistaa viran- ja toimenhaltijoita sekä luottamushenkilöitä sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen arkistoinnin yksityiskohtaisemmasta käyttöönotosta. Kaupunginhallituksen päätös saatetaan tiedoksi viranhaltijoille, lautakunnille ja valtuustolle.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Matti Ruotsalainen

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää ottaa käyttöön Kemin kaupungissa sähköisen arkiston ja sen vaatiman sähköisen allekirjoituksen 1.1.2023 alkaen. Päätös saatetaan tiedoksi kaikille kaupungin toimielimille toimenpiteitä varten.

Päätös Kaupunginhallitus päätti ottaa käyttöön Kemin kaupungissa sähköisen arkiston ja sen vaatiman sähköisen allekirjoituksen 1.1.2023 alkaen. Päätös saatetaan tiedoksi kaikille kaupungin toimielimille toimenpiteitä varten.

Kaupunginvaltuusto 30.01.2023 § 3 

199/07.01.03.00/2022 

Päätösehdotus Kaupunginvaltuusto päättää merkitä sähköisen arkiston ja sen vaatiman sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton 1.1.2023 alkaen tiedoksi.

Päätös Kaupunginvaltuusto päätti merkitä sähköisen arkiston ja sen vaatiman sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton 1.1.2023 alkaen tiedoksi.